为了推进我院与国内外学术界广泛交流与合作，提高学术交流活动质量，规范学术交流活动管理，参照《湖南科技大学学术会议管理办法》，结合我院实际，特制定本办法。

一、学术交流活动的范围

1．学院主办、承办或协办的国际性学术会议、全国性学术会议、和区域性学术会议；

2．学院邀请国内外专家学者来校做学术报告或合作研究；

3．学院师生组织的校内学术交流活动；

4．学院教师参加在国内外举办的各种学术交流活动。

二、学术交流活动的原则

1．学院鼓励和支持各系部和教师个人开展学术交流活动，以营造良好的学术氛围，扩大我院学术地位和声誉。

2．学术交流活动必须遵守国家有关法律法规、上级部门的有关规定和学校的相关要求，坚持“百花齐放，百家争鸣”方针，研究和探索教学和科研的前沿问题，服务学院学科建设和科研发展需要。

3．学术活动以加强师资队伍建设、提高科学研究水平、培养优秀科技人才、促进学术交流合作为宗旨。

4．学院将学术交流活动在院学术委员会指导下开展，纳入学院学科建设年度工作计划，每月至少组织一次学术交流活动。

三、学术交流活动的组织

（一）主办或承办各类学术会议

1．学院按照《湖南科技大学学术会议管理办法》规定的程序向学校社会科学处提交《湖南科技大学学术会议申报表》，经学校批准后方可组织或发邀请函。

2．学院成立筹备委员会，一般由主办、承办或协办单位领导和会议主要组织人员参加。筹备委员会应设会议秘书，专门负责联络、会议纪要等事务。

3．学术会议负责人应对拟办会议精心安排，明确会议举行的时间、地点和会期；会议的主要议题；会议发起的理由、目的、意义和预期成果；会议规模和代表组成；会议经费来源、支出预算及所需费用明细等。及时在校园网和911精产区一区一区三区网站上发布学术会议的相关信息。

4．学术会议结束后，须向学院负责人提交下列资料：1．2000字左右的会议综述1份；2．会议资料（包括音像资料）1份；3．会议经费决算表1份。

（二）邀请国内外专家学者来校开展学术交流

1．学院根据学科建设和科学研究需要，定期邀请国内外知名专家学者来校做学术报告或合作研究，由分管院领导提出邀请计划，经院务会议研究决定后组织实施。组织者应于学术活动前两周做好安排，包括报告题目、主讲人、报告时间、地点等相关事宜。

2．系部根据教学工作和教师发展需要，不定期邀请专家学者来校做学术报告，由系主任提出邀请计划，经分管院领导、院长同意后由系部负责实施。组织者应于学术活动前一周做好安排，包括报告题目、主讲人、报告时间、地点等相关事宜。

（三）学院教师外出参加学术交流活动

1、教师出国参加学术会议或短期考察（包括港、澳、台地 区），按照学校有关规定办理。

2．教师参加全国性学术会议或参加省外学术交流活动者，必须具有高级职称或博士学位，会议承办单位必须是与本院学科相对应的一级学会，且有会议正式通知并为大会宣读论文的第一作者。

3．教师参加省内专业学会年会或其它学术会议者，必须是学会负责人或有学术论文被会议收录，每次参加人数原则上不超过5人。

4．教师外出参加国内的学术活动，应提前一周写出书面申请，提交学术会议通知，经分管院领导、院长批准后方可参加。

5．参会人员必须在学术会议结束后一个月内提交学术会议情况报告，将论文、会议学习资料等报院资料室存档，并及时组织本学科传达会议精神，凭相关报销凭证由分管领导签字后按相关规定办理报销手续。

（四）学院组织校内学术交流活动

1．学院鼓励教师和研究生定期开展学术交流活动；

2．学院学术交流活动每月至少开展一次；

3．学院教授、博士每年必须公开举办讲座或学术交流活动一次。

四、学术交流活动的资助

1．学院在学科建设经费中设立学术交流专项经费，专款专用于资助开展高水平、高层次的学术交流活动。学术交流活动资助经费使用范围包括学术会议和学术交流活动所必需的招待费、专家课时报酬、交通费和会议食宿补助等。

2．学院主办、承办或协办的学术会议坚持应“以会养会”的原则，学术会议负责人应对会议所需经费合理预算，从多种渠道积极筹措经费，并本着节约精神使用经费。如会议经费预计不足以开支会议需要，由院务会议研究决定是否补充经费开支。

3．学院邀请国内外知名专家学者来校做学术报告或合作研究，由学院承担必要的经费开支。

4．系部邀请专家学者来校做学术报告，学院资助标准为：邀请省内专家资助2000元、邀请省外专家资助4000元。

5．校内教师在本院举办学术讲座，学院资助劳务费500元。

6．教师参加校外学术交流活动，学院按照学校相关规定核报差旅费和会务费。

五、本办法由911精产区一区一区三区负责人负责解释。

六、本办法自发布之日起施行。

 

湖南科技大学911精产区一区一区三区

二〇一二年三月十三日